Lisa steckt schon tief drin in den Talente-Check Vorbereitungen für die kommende Frühjahrs-Saison. Sie achtet darauf, dass alle Materialien in ausreichender Stärke vorhanden sind, ordnet sie nach Bedarf der Schulen und sorgt dafür, dass alles rechtzeitig in den Klassen landet. Wir haben sie gefragt, was es im Vorbereitungstrubel alles zu beachten gibt:

Lisa, was machst du als erstes, wenn die Talente-Check Saison wieder startet? Was sind deine ersten Handgriffe?

Als erstes im neuen Jahr schaue ich, was die BO-Verantwortlichen im Herbst bereits an Material für den Frühling bestellt haben, richte alles her und versende die Talente-Check Mappen mit allen Unterlagen an die Schulen. 

Was sind die größten Herausforderungen bei der Materialorganisation?

Die größte Herausforderung kurz vor Beginn der Standortgespräche ist es, dass alle Unterlagen rechtzeitig bei den zuständigen Moderator:innen sind. Es gibt meist nur ein relativ kurzes Zeitfenster zwischen dem Eintreffen aller Unterlagen im BIFO und der Zustellung an die Moderator:innen. In diesem Zeitfenster werden die Unterlagen von uns auf Vollständigkeit geprüft, sortiert und an die jeweiligen Standortgesprächsmoderator:innen versendet, welche die Gespräche mit den Jugendlichen und Eltern führen werden. Die Gespräche können nur bei Vollständigkeit der Unterlagen durchgeführt werden, damit ein schlüssiges Ergebnis ausgewertet werden kann. Wenn Unterlagen fehlen und wir dem nachgehen müssen, haben wir Schwierigkeiten die Unterlagen für die Gespräche zeitgerecht an die Moderator:innen zu versenden.

Auf was sollte unbedingt geachtet werden? Was sind die drei wichtigsten Punkte, die dir das Leben einfacher machen?

Es würde uns unheimlich die Arbeit erleichtern, wenn die Unterlagen immer vollständig bei uns abgegeben werden bzw. mit kurzer Notiz, falls ein Teil der Tests nicht gemacht oder einzelne Berichte nicht ausgefüllt wurden und warum. Also kurz und knapp:

• Vollständigkeit der Unterlagen: wenn 2-3 Berichte oder Ergebnisse von einem Schüler oder einer Schülerin fehlen, können die Gespräche leider nicht stattfinden, da es dann schwierig ist, ein sinnvolles Ergebnis herauszulesen.
• Zeitgerechte Rückgabe ans BIFO: bitte immer zum ausgemachten Termin abgeben (min. 10 Werktage bevor die Standortgespräche stattfinden)
• Alle Unterlagen mit Daten der Jugendlichen beschriften: Vor- und Nachname, Klasse und Schule

Ansonsten fällt mir noch ein, dass es uns sehr hilft, wenn alle Mittelschulen die Eltern nochmals informieren bzw. erinnern, die Termine für die Standortgespräche mit ihren Kindern zu buchen. Das passiert im besten Fall, sobald die Buchungszeiträume vom BIFO bestätigt wurden. Und dann sollte laufend kontrolliert werden, ob wirklich alle Kinder einen Termin bekommen haben.

Und abschließend ist es für die Standortgespräche an den Schulen noch toll, wenn die Räume gut sichtbar für die Eltern beschriftet sind und eine gute WLAN Verbindung für die Moderator:innen zur Verfügung steht.

Danke an alle, die es bis jetzt schon super gemacht haben! So ist es überhaupt möglich, dass alles so gut und reibungslos verläuft. Ich freue mich jetzt schon auf die kommende Saison und eine gute Zusammenarbeit.